Mnohí sme sa v škole naučili, že dobrý text je dlhý a vznešený. Slohové práce sa hodnotili podľa rozsahu a bohatosti jazyka. V bežnom živote to však nefunguje. E-mail kolegovi, sťažnosť na úrade či správa susedom má jeden cieľ: aby jej druhý rozumel hneď.
Prečo dlhé vety nefungujú
Keď čítame vetu, musíme si v hlave držať jej začiatok, kým nedočítame koniec. Pri krátkej vete je to ľahké. Pri dlhej vete s vedľajšími vetami a vsuvkami čitateľ stráca niť. Často sa musí vrátiť a čítať znova.
Pozrite si túto vetu: „Vzhľadom na skutočnosť, že v súvislosti s plánovanou rekonštrukciou kotolne, ktorá sa uskutoční v priebehu budúceho týždňa, dôjde k prerušeniu dodávky teplej vody, žiadame obyvateľov, aby si zabezpečili náhradné riešenie."
A teraz to isté inak: „Budúci týždeň sa opravuje kotolňa. Nepôjde teplá voda. Pripravte sa na to, prosím." Obsah je rovnaký. Druhá verzia sa dá prečítať za tri sekundy.
Presné slovo namiesto všeobecného
Druhá časť zrozumiteľnosti je výber slov. Všeobecné slová nútia čitateľa hádať. Presné slová mu povedia, čo presne máte na mysli.
- „Čoskoro" povie málo. „Do piatku" povie presne.
- „Nejaké problémy s autom" povie málo. „Pri brzdení počuť pískanie" povie presne.
- „Väčšia suma" povie málo. Konkrétne číslo povie presne.
- „Treba to vyriešiť" povie málo. „Prosím vás, zavolajte mi do stredy" povie presne.
Presnosť šetrí čas obom stranám. Keď autoservisu napíšete, čo presne auto robí, mechanik sa nemusí doplňujúco pýtať. Keď lekárovi poviete, kedy bolesť začala a kedy sa zhoršuje, ľahšie určí príčinu.
Úradný jazyk a prázdne slová
Veľa textov znie zložito, lebo kopírujú úradný štýl. Ľudia si myslia, že tak pôsobia vážnejšie. Výsledok je opačný. Text je ťažší a menej osobný.
- „Za účelom" nahraďte slovom „aby".
- „V prípade, že" nahraďte slovom „ak".
- „Uskutočniť kontrolu" nahraďte slovom „skontrolovať".
- „Dovoľujem si vás požiadať" nahraďte slovami „prosím vás".
- Slová ako „vlastne", „v podstate" a „akoby" väčšinou vyškrtnite bez náhrady.
Pomáha aj písať v činnom rode. „Faktúra bola odoslaná" neprezradí, kto ju odoslal. „Odoslal som vám faktúru" je kratšie a jasné.
Podobne je to s odbornými slovami. Každá profesia má svoj žargón. Účtovníčka, IT technik aj zdravotná sestra používajú pojmy, ktoré im pripadajú samozrejmé. Pre človeka mimo odboru však nie sú. Keď píšete niekomu, kto vo vašom odbore nepracuje, vysvetlite odborné slovo jednou vetou, alebo ho nahraďte bežným. Čitateľ sa nebude cítiť hlúpo a vy sa vyhnete otázkam navyše.
Postup pri úprave textu
- Napíšte prvú verziu bez zastavovania. Nesnažte sa byť dokonalí.
- Nájdite vety dlhšie než dva riadky a rozdeľte ich.
- Podčiarknite všeobecné slová a nahraďte ich konkrétnymi.
- Vyškrtnite slová, bez ktorých veta znamená to isté.
- Prečítajte text nahlas a opravte miesta, kde sa zasekávate.
Úprava textu trvá pár minút. Tie minúty sa vrátia, keď nemusíte odpovedať na doplňujúce otázky alebo vysvetľovať, čo ste mysleli. Pri dôležitých správach, napríklad žiadosti na úrad alebo sťažnosti, je dobré nechať text chvíľu odležať a prečítať ho znova s čerstvou hlavou.
Krátke vety neznamenajú, že všetky musia byť rovnako krátke. Text zo samých trojslovných viet pôsobí strohý. Striedajte ich. Väčšina nech je krátkych, sem tam pridajte dlhšiu, ktorá vysvetlí súvislosť.