Predstavte si, že vám niekto vysvetľuje cestu a začne históriou mesta. Až po piatich minútach povie, kde máte odbočiť. S textom je to podobné. Keď je dôležitá informácia na konci, čitateľ sa k nej často nedostane.
Štruktúra je mapa textu. Hovorí čitateľovi, kde je, čo ho čaká a čo má urobiť. Dobrá správa je, že netreba vymýšľať zložité osnovy. Pre väčšinu bežných textov stačí jedno pravidlo o poradí a jedna jednoduchá kostra. Obe sa naučíte v tejto lekcii.
Najdôležitejšie ide na začiatok
V škole sme sa učili písať úvod, jadro a záver. Pre slohovú prácu to platí. Pre e-mail, žiadosť či pracovnú správu je lepšie poradie opačné. Najprv záver, potom podrobnosti.
Novinári tomu hovoria obrátená pyramída. Prvá veta správy povie to najpodstatnejšie. Ďalšie vety pridávajú podrobnosti od dôležitých po menej dôležité. Kto prečíta len začiatok, vie to hlavné.
Príklad. Namiesto „Minulý týždeň sme mali stretnutie, rozprávali sme o rozpočte, prišli rôzne návrhy a nakoniec sa ukázalo, že by bolo dobré presunúť termín" napíšte: „Navrhujem presunúť termín odovzdania na 15. novembra. Dôvod je..."
Jednoduchá kostra pre väčšinu správ
Väčšina pracovných a úradných textov sa dá postaviť z rovnakých štyroch častí. Nemusia mať nadpisy, stačí ich poradie.
- Čo chcete. Jedna veta s hlavnou prosbou, otázkou alebo informáciou.
- Prečo. Krátke zdôvodnenie, koľko je naozaj potrebné.
- Podrobnosti. Čísla, dátumy, prílohy, súvislosti.
- Ďalší krok. Čo má adresát urobiť a dokedy.
Takto napísaná žiadosť o dovolenku môže vyzerať takto: „Chcel by som si zobrať dovolenku od 4. do 8. novembra. V tom čase máme so ženou výročie. Rozpracovanú prácu odovzdám kolegovi Jankovi do 1. novembra. Prosím vás o potvrdenie do konca týždňa." Štyri vety, štyri časti.
Rovnaká kostra funguje aj pri reklamácii v obchode. Najprv napíšte, čo žiadate, napríklad výmenu alebo vrátenie peňazí. Potom krátko, čo sa s výrobkom stalo. Pridajte dátum nákupu a číslo dokladu. Na záver uveďte, ako vás môžu kontaktovať. Predavač nemusí hľadať, čo vlastne chcete, a vybavenie je rýchlejšie.
Pomôcky, ktoré uľahčujú čítanie
- Predmet e-mailu, ktorý hovorí obsah. „Presun termínu na 15. 11." je lepší než „Otázka".
- Odrážky pri vymenúvaní. Tri a viac položiek sa čítajú lepšie pod sebou než vo vete.
- Čísla pri postupe. Ak záleží na poradí krokov, očíslujte ich.
- Krátke medzititulky v dlhšom texte. Čitateľ si nájde, čo potrebuje.
- Zvýraznenie iba toho najdôležitejšieho, napríklad termínu. Ak zvýrazníte všetko, nezvýraznili ste nič.
Myslite na čitateľa, nie na seba
Pisateľ má prirodzenú tendenciu písať v poradí, v akom veci zažil alebo premýšľal. Čitateľa však zaujíma iné. Čo sa od neho čaká a čo sa ho týka.
Pred písaním si položte dve otázky. Kto to bude čítať? A čo potrebuje vedieť, aby mohol konať? Riaditeľka školy potrebuje iné informácie než triedny kolektív. Lekár potrebuje iné informácie než poisťovňa. Ten istý obsah sa pre rôznych ľudí stavia inak.